Bezpieczeństwo dokumentów w miejscu pracy
Od 25 maja 2018 w każdej firmie oraz instytucji obowiązuje Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych - w skrócie RODO. Słyszał już o tym prawie każdy przedsiębiorca, gdyż unijne przepisy przewidują naprawdę duże kary za łamanie tych reguł. Zasady zawarte w rozporządzeniu mają na celu - jak sama nazwa wskazuje - ochronę danych osobowych, czyli zapobieganie ich wyciekom poza firmę. O ile większość zasad może być jasna, o tyle reguły dotyczące bezpieczeństwa dokumentów mogą sprawić wiele kłopotów przedsiębiorcom wchodzącym dopiero na rynek. Jakie środki bezpieczeństwa należy wdrożyć, by zabezpieczyć poufne, fizyczne dane?
Odpowiednie przechowywanie dokumentów
Na początek należy wdrożyć odpowiedni sposób przechowywania dokumentów w miejscu pracy. Dlaczego? By ważne dokumenty, które muszą być trzymane na terenie firmy nie zostały przez przypadek zniszczone, zgubione lub skradzione Do tego celu potrzebne są metalowe szafy na dokumenty. Zależnie od firmy, dokumentów może być dużo lub mało. Jeżeli nie ma ich zbyt dużo, wystarczy mała szafa aktowa metalowa, bądź niewielka szafka RODO. Jest jednak warunek, jaki musi spełniać taka szafa - konkretnie musi być ona zamykana na zamek kluczowy. Głównym tego powodem jest to, by nie miał do tych danych dostęp nikt poza osobami uprawnionymi. Ważne, by poufne dane pracowników i klientów nie były przechowywane w starej, drewnianej szafie - powinna być do tego wykorzystana solidna szafa metalowa na dokumenty. Uchroni to przed utratą danych w wypadku włamania oraz - w przypadku szaf ognioodpornych - także w razie pożaru.
Każdy pracownik powinien być zapoznany z panującymi zasadami RODO. Tylko dzięki pełnej znajomości tych reguł można uniknąć przypadkowego wycieku danych. Przede wszystkim trzeba pilnować, by po zakończonej pracy lub w trakcie przerwy zachowana została zasada "czystego biurka", czyli by nie leżały na nim jakiekolwiek poufne dokumenty. Ważne też, aby pracownicy nie zapisywali żadnych haseł dostępu, oraz by klucze do szafy z poufnymi danymi zawsze były zabezpieczone przez osobę upoważnioną, która zaznajomiona jest z aktualnie panującymi regułami. Dobrze wdrożone reguły RODO zapobiegną wszelkim możliwym wyciekom danych klientów i pracowników. Nie należy też traktować tego jako "wymysł" Unii Europejskiej, każdy przedsiębiorca powinien podejść do tego poważnie. Dzięki temu uniknie odgórnie nałożonych kar oraz - co najważniejsze - wycieku danych firmowych.