Poziomy zabezpieczeń w miejscu pracy
Bezpieczeństwo pracowników i dokumentacji w obiektach firmowych jest jednym z najważniejszych warunków poprawnego działania przedsiębiorstwa. Przeważnie zapewniają je systemy alarmowe i monitoringu. Musimy jednak pamiętać, że w wielu przypadkach to nie wystarczy. Dlatego też trzeba upewnić się, że dokumenty firmowe, pieniądze i prywatne rzeczy osób zatrudnionych są dodatkowo chronione. Prawo nie określa dokładnego sposobu składowania dokumentacji, jednak wskazuje na długość okresu jej przechowywania i warunki, jakie powinny spełniać archiwa. Pozwala to przystosować odpowiednie pomieszczenia, w których następnie znajdzie się wyposażenie chroniące je przed uszkodzeniem. Natomiast dzięki instalacji solidnych zabezpieczeń w szatniach łatwo można uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych z kradzieżą lub zniszczeniem własności.
Bezpieczeństwo dokumentacji w świetle prawa
Prawo nie definiuje dokładnego sposobu przechowywania dokumentacji przez przedsiębiorców. Mówi natomiast o tym, przez jak długi czas niektóre z nich mają być bezpiecznie składowane – w pewnych przypadkach okres ten może wynosić nawet 50 lat. Drugą zdefiniowaną przez rozporządzenia kwestią są warunki, jakie spełniać musi pomieszczenie archiwum. Powinno ono posiadać ognioodporne drzwi, być suche, nie może też przebiegać przez nie instalacja wodna czy gazowa. Pokój wyposażyć można w specjalnie skonstruowane meble, takie jak szafa aktowa, której metalowa, gruba powierzchnia i solidne zamki nie pozwalają na zniszczenie zawartości. Jeżeli zdecydujemy się na szafy pancerne lub sejf biurowy, warto wcześniej upewnić się, że będą one skutecznie chronić zawartość nawet w razie pożaru. Coraz częstszą praktyką jest też digitalizacja dokumentów w postaci skanów lub zdjęć wysokiej jakości. Należy wtedy regularnie wykonywać kopie zapasowe i zabezpieczać urządzenia, na których dane są przechowywane przed złośliwym oprogramowaniem i ingerencją z zewnątrz.
Jak zadbać o rzeczy pracowników?
Jeżeli polityka firmy zakłada zostawianie rzeczy osobistych pracowników w szatniach, należy upewnić się, że są one tam bezpieczne. Dlatego najlepiej, gdyby w drzwiach prowadzących do tego pomieszczenia zostały zamontowane zamki elektroniczne, które otwierać można przy pomocy kart zbliżeniowych. Wyeliminuje to ryzyko, że do środka wejdzie ktoś niepowołany. Same szafki ubraniowe dla pracowników i skrytki również powinny być dobrze zabezpieczone za pomocą klucza, kodu albo kłódki, a ich właściwa budowa jest równie ważna. Konstrukcja musi być solidna, ścianki grube, ciężar natomiast odpowiedni, aby zagwarantować stabilność. Znacząco utrudni to przewrócenie ich lub wyłamanie drzwiczek. Jeżeli istnieje taka możliwość, można zainwestować także w specjalne szafy z niewielkimi skrytkami na najbardziej wartościowe rzeczy, jak na przykład sprzęt elektroniczny, portfele, biżuteria i klucze, do których zmieści się też w razie potrzeby torebka lub niewielki plecak. W ten sposób, dzięki stosunkowo niskim nakładom pieniężnym można zwiększyć bezpieczeństwo własności pracowników.